Partager le candidat
Envoyer un candidat à un collègue, à un contact du client du poste ou à n’importe quelle adresse courriel — un seul panneau, un courriel modifiable et, pour un contact client ou une adresse courriel, une étape documents.
Partager envoie un candidat à quelqu’un. Vous répondez à une seule question — Envoyer à qui ? — et le panneau s’adapte : un collègue reçoit un lien qui ouvre le candidat dans Nextal, un contact du client du poste reçoit un lien portail montrant les documents que vous avez choisis, une adresse courriel reçoit un lien public avec les documents que vous avez choisis en pièces jointes. Le courriel lui-même est prérempli depuis votre modèle de partage et modifiable avant l’envoi.
Quand l’utiliser
- Vous voulez l’avis d’un collègue sur un candidat — Collègue.
- Le gestionnaire d’embauche chez le client doit revoir le dossier avant une entrevue — Contact client.
- Quelqu’un sans compte Nextal doit voir ce candidat précis — Adresse courriel.
Comment l’ouvrir
- Trouvez le candidat sur le Kanban et cliquez Partager sur la carte (ou cochez plusieurs cartes et utilisez Partager dans la barre d’actions groupées). Sur la liste des candidats, cochez un ou plusieurs candidats : Partager se trouve dans la barre de sélection.
- Le panneau s’ouvre à droite. Choisissez le type de destinataire sous Envoyer à, remplissez le destinataire, relisez le courriel, envoyez.
Envoyer à — qui reçoit le candidat
| Envoyer à | Qui vous choisissez | Ce qu’il reçoit |
|---|---|---|
| Collègue (dans Nextal) | Des utilisateurs de votre organisation, autant que vous voulez. | Le courriel avec un lien qui ouvre le candidat directement dans l’ATS. Aucun CV n’est joint — ils ont les fichiers dans Nextal. |
| Contact client (lien portail) | Des contacts du client du poste. Le contact principal du client est présélectionné ; un client qui n’a qu’un contact est choisi pour vous. | Le courriel avec un lien vers le portail client, qui montre seulement les documents cochés à l’étape suivante, jusqu’à la date Fin de l’accès si vous en fixez une. |
| Adresse courriel (lien public) | N’importe quelle adresse — saisissez-la et appuyez sur Entrée, répétez pour plusieurs. | Le courriel avec un lien public vers la fiche et, en pièces jointes, seulement les documents cochés à l’étape suivante. |
Contact client a besoin d’un poste. L’option n’apparaît que sur le Kanban, parce que les contacts viennent du client du poste. Sur la liste des candidats, le panneau offre Collègue et Adresse courriel. Si le poste n’a pas de client, ou si le client n’a aucun contact dans le département du poste, le panneau affiche Ce poste n’a pas de client avec des contacts — ajoutez un contact au client, ou partagez plutôt avec un collègue ou une adresse courriel.
Un contact qui est parti. Si un contact client choisi est marqué Ne fait plus partie de l’entreprise, un bandeau orange sous le sélecteur de contacts l’indique — Anna Roy ne fait plus partie de l’entreprise. Vérifiez avant d’envoyer. — en nommant chaque contact choisi qui est parti. C’est un simple avertissement : vous pouvez quand même envoyer. Voir Courriels du contact.
Contact client et adresse courriel — l’étape documents
- Documents à inclure (contact client) ou Documents à joindre (adresse courriel) — une ligne par candidat, avec les documents cochés ; Aucun document choisi tant qu’il n’y en a aucun. Les documents se choisissent à l’étape suivante ; le résumé reste ici pour que vous puissiez revenir modifier le courriel sans perdre la sélection. Le CV le plus récent du candidat est coché d’avance ; décochez-le si vous ne voulez pas l’envoyer.
- Fin de l’accès (facultatif, contact client seulement) — le lien portail cesse de fonctionner après cette date. Laissez vide et le lien n’expire jamais. Une date passée bloque l’envoi.
Note au destinataire
Contexte facultatif — pourquoi vous envoyez ceci, ce que vous attendez en retour. Elle est ajoutée après le corps du courriel, pour les trois types de destinataire.
Le courriel
L’Objet et le Contenu sont préremplis depuis le modèle de partage de votre organisation et modifiables avant l’envoi. Vos modifications ne valent que pour cet envoi ; le modèle lui-même n’est pas touché. Un administrateur change la version par défaut pour tout le monde dans les paramètres de modèles de courriel.
Onglets de langue. Si votre organisation prend en charge plusieurs langues, un onglet par langue apparaît au-dessus de l’objet. Les onglets se limitent à la langue des personnes choisies — la langue du profil d’un collègue, la langue préférée d’un contact client — et un avis au-dessus de l’éditeur l’indique. Une adresse courriel n’a pas de langue connue : toutes les langues sont offertes et le destinataire reçoit toutes les versions, l’une à la suite de l’autre. Les organisations à une seule langue voient un seul éditeur, sans onglets.
Variables de fusion. Tapez $ dans le corps pour choisir une variable dans la liste — le nom du candidat, le titre du poste ; dans l’objet, tapez vous-même le nom de la variable ($candidate.name). Les deux sont remplacées par la vraie valeur à l’envoi du courriel.
Pièces jointes. Ajoutez un fichier depuis votre ordinateur (trombone) ou depuis le Centre documentaire ; il est envoyé à tous les types de destinataire, dans chaque version linguistique. Pour une adresse courriel, il s’ajoute aux documents cochés à l’étape suivante.
Contact client et adresse courriel — choisir les documents
Pour un contact client comme pour une adresse courriel, le bouton principal du panneau est Suivant : choisir les documents → plutôt qu’Envoyer. L’étape documents est obligatoire.
- Choisissez le candidat dans le sélecteur Candidat (utile seulement quand vous en partagez plusieurs).
- Cliquez un fichier pour l’afficher à droite ; cochez la case pour l’inclure. Le CV le plus récent est déjà coché à l’ouverture. Seuls les documents cochés partent — visibles sur le portail pour un contact client, joints au courriel pour une adresse courriel — choisis par candidat.
- Répétez pour chaque candidat. Le pied de page nomme ceux qui n’en ont encore aucun — 1 candidat n’a aucun document — nom — et un clic dessus bascule le sélecteur sur ce candidat.
- Envoyer s’active une fois que chaque candidat a au moins un document. ← Retour au courriel ramène au panneau en gardant votre sélection.
Ce qui se passe au clic Envoyer
Pour chaque candidat × chaque destinataire, un courriel part avec l’objet et le corps tels que vous les avez laissés, dans la langue du destinataire, suivi de votre note.
- Collègue — le lien ouvre le candidat dans l’ATS.
- Contact client — le lien ouvre le portail client avec les documents cochés ; il cesse de fonctionner après la date Fin de l’accès, si vous en avez fixé une. Le courriel est aussi journalisé dans l’onglet Courriels du client.
- Adresse courriel — le lien ouvre une vue publique de la fiche ; les documents que vous avez cochés sont joints.
Si un envoi est refusé, une notification rouge le dit — rien ne part en silence.
Qui peut faire quoi
| Ce que vous voulez faire | Ce qu’il vous faut |
|---|---|
| Partager un candidat | Droit de modifier les candidatures |
| Partager avec un contact client | Un poste dont le client a des contacts |
| Recevoir un partage de collègue | Un compte Nextal dans votre organisation |
| Recevoir un partage contact client ou adresse courriel | Juste une adresse courriel valide |
| Changer le modèle de courriel de partage pour tout le monde | Administrateur sur la page des modèles de courriel |
Astuces
- Ajoutez toujours une note pour les destinataires externes. Ils n’ont peut-être rien demandé — une ligne de contexte rend la réponse bien plus probable.
- Cochez les documents avec soin. Le contact client ou l’adresse courriel reçoit exactement ce que vous cochez ; un brouillon d’offre ou un formulaire interne coché par erreur, c’est gênant.
- Fixez une date de Fin de l’accès pour les dossiers sensibles. Vide, le lien portail continue de fonctionner indéfiniment.
- Ce n’est pas ainsi qu’on déplace un candidat vers un autre poste. Utilisez Ajouter un candidat au poste pour ça.