Planifier une entrevue en personne
Envoyer une invitation à une entrevue en personne — avec mode manuel ou auto-réservation, votre modèle de courriel et une adresse (par défaut l’adresse standard du poste).
Envoyer une invitation à une entrevue en personne à un ou plusieurs candidats. Le panneau gère deux modes : manuel (vous choisissez l’heure) et auto-réservation par le candidat (le candidat choisit parmi vos plages disponibles — nécessite un calendrier configuré).
Quand l’utiliser
Utilisez-le quand vous voulez inviter un candidat à une entrevue adresse. Le candidat reçoit un courriel construit depuis le modèle d’entrevue adresse configuré pour votre organisation.
Comment l’ouvrir
- Trouvez le candidat sur le Kanban.
- Ouvrez le menu du candidat sur la carte (ou cochez les cases sur plusieurs cartes pour une invitation groupée).
- Choisissez en personne. Le panneau s’ouvre à droite.
Ce que vous remplissez
Candidat
Pastille(s) en lecture seule — le ou les candidats depuis lesquels vous êtes parti. La multi-sélection est prise en charge (rare, mais utilisée pour les entrevues de groupe / invitations par lot).
Intervieweurs
Un multi-sélecteur d’utilisateurs de votre organisation. Vous êtes pré-ajouté par défaut. Choisissez tous les collègues qui seront à l’appel/réunion.
Auto-réservation par le candidat (bascule optionnelle)
Cette bascule apparaît seulement si vous avez un calendrier configuré. Quand activée, le candidat reçoit un lien d’auto-réservation au lieu d’une heure fixe — il choisit une plage dans vos disponibilités. Quand désactivée, vous choisissez la date/heure précise vous-même.
Durée de l’entrevue
Quatre boutons : 15 / 30 / 45 / 60 minutes. Celui sélectionné est surligné. L’heure de fin sur une réservation manuelle est calculée à partir du début + durée.
Heure de début
Sélecteur date + heure (calendrier). Caché en mode auto-réservation — le candidat choisit l’heure.
Adresse
Le lieu de l’entrevue — utilise un sélecteur d’adresse Google avec auto-complétion. Par défaut l’adresse standard du poste (si définie), vous économisant une étape. Requis.
Note aux intervieweurs
Une note facultative destinée aux intervieweurs seulement — le candidat ne la voit jamais. Servez-vous-en pour ce que vos collègues doivent savoir : quoi creuser, qui a déjà parlé au candidat, la logistique. Tout ce qui s’adresse au candidat va dans le courriel d’invitation ci-dessous, que vous pouvez maintenant modifier.
Courriel d’invitation
L’Objet et le Contenu sont préremplis depuis le modèle de courriel d’entrevue de votre organisation et modifiables avant l’envoi — corrigez une phrase, ajoutez un paragraphe, retirez-en un. Vos modifications ne valent que pour cet envoi : le modèle enregistré n’est pas touché, et la prochaine invitation repart du modèle. Pour changer la version par défaut pour tout le monde, un administrateur modifie le modèle dans les paramètres de modèles de courriel. Deux modèles sont utilisés : un pour la réservation manuelle, un pour l’auto-réservation ; le panneau choisit le bon automatiquement selon la bascule.
Onglets de langue. Si votre organisation prend en charge plusieurs langues, un onglet par langue apparaît au-dessus de l’objet (Français, Anglais…) — remplissez chaque version que vous voulez envoyer. Chaque candidat reçoit la version qui correspond à sa langue préférée ; un candidat sans langue préférée en fiche reçoit toutes les versions, l’une à la suite de l’autre. Quand tous les candidats sélectionnés ont une langue connue, les onglets se limitent à ces langues et un avis au-dessus de l’éditeur l’indique. Les organisations à une seule langue voient un seul éditeur, sans onglets.
Variables de fusion. Tapez $ dans le corps pour choisir une variable dans la liste — prénom du candidat, titre du poste, date de l’entrevue, lien de réservation ; dans l’objet, tapez vous-même le nom de la variable ($candidate.firstName). Les deux sont remplacées par la vraie valeur à l’envoi. Les variables de poste et de date ne sont résolues que si l’entrevue a un poste et une heure de début.
Pièces jointes. Les fichiers configurés sur le modèle sont listés sous l’éditeur et partent avec l’invitation. Ajoutez-en d’autres depuis votre ordinateur (trombone) ou depuis le Centre documentaire ; les pièces jointes sont communes à toutes les versions linguistiques.
Ce qui se passe au clic Envoyer
Pour chaque candidat sélectionné, le système crée un enregistrement d’entrevue et envoie le courriel d’invitation — l’objet et le corps tels que vous les avez laissés, dans la langue du candidat. Votre note ne parvient qu’aux intervieweurs. En auto-réservation, le candidat reçoit un lien de sélection de plage ; en manuel, il reçoit une confirmation pour l’heure précise avec pièce jointe calendrier.
L’entrevue apparaît sur votre calendrier (si synchronisé) et sur la timeline du candidat.
Qui peut faire quoi
| Ce que vous voulez faire | Ce qu’il vous faut |
|---|---|
| Envoyer une invitation | Droit de modifier les candidatures |
| Utiliser l’auto-réservation | Un calendrier personnel configuré |
| Modifier le courriel pour cet envoi seulement | Droit de modifier les candidatures |
| Changer le modèle de courriel d’entrevue pour tout le monde | Administrateur sur la page des modèles |
Astuces
- L’auto-réservation économise beaucoup d’aller-retour. Si votre calendrier est configuré, préférez-la pour les premiers tours — les candidats choisissent un créneau qui leur convient.
- Ajoutez tous les intervieweurs au départ. En ajouter plus tard signifie re-envoyer l’invitation ; faire les choses en une fois est plus propre pour le candidat.
- La note est pour les intervieweurs ; le courriel est pour le candidat. Les remarques internes vont dans la note ou dans les commentaires du poste ; tout ce que le candidat doit lire va dans le corps modifiable du courriel.