Fichiers et CV
L’endroit où vous conservez chaque document attaché à un candidat — CV, lettres de présentation, certifications, pièces d’identité, lettres d’offre signées. Téléverser, prévisualiser, télécharger, supprimer, et envoyer des documents au candidat pour signature électronique.
L’onglet Fichiers est l’endroit où vous conservez chaque document attaché à un candidat — CV, lettres de présentation, certifications, portfolios, pièces d’identité, contrats signés. Vous pouvez téléverser des fichiers, les prévisualiser sur la page, les télécharger localement, les supprimer, et envoyer un document au candidat pour signature électronique quand il doit revenir signé.
La barre d’outils
En haut de l’onglet, deux boutons d’action à gauche et un contrôle de tri à droite.
Ajouter des fichiers
Cliquez sur Ajouter des fichiers pour ouvrir un panneau latéral où vous pouvez glisser un ou plusieurs fichiers. Déposez-les dans la zone de téléversement, ou cliquez pour parcourir.
Types de fichiers acceptés :
- Documents Word — au format moderne .docx et au format plus ancien .doc
- OpenDocument Text (.odt)
Quand vous avez choisi vos fichiers, cliquez sur Ajouter les fichiers en bas (le libellé devient « Adding » pendant l’envoi). Cliquez sur Annuler pour tout abandonner et recommencer.
À propos des accents dans les noms : Nextal convertit les caractères accentués des noms de fichiers en leurs équivalents simples avant l’enregistrement — donc « CV — Amélie Dubé.pdf » est enregistré sous « CV___Amelie_Dube.pdf ». Le contenu n’est pas touché ; seul le nom est simplifié.
Envoyer un document
Cliquez sur Envoyer un document pour envoyer un document au candidat pour signature électronique. C’est ainsi que vous envoyez les lettres d’offre, les NDA, ou toute entente qui requiert la signature du candidat.
Le flux comprend deux étapes dans une fenêtre :
- Choisir un modèle de document — sélectionnez l’un des modèles enregistrés de votre organisation dans la liste.
- Remplir les rôles des signataires — chaque modèle définit des rôles (typiquement Candidat, Utilisateur, Externe). Pour chacun, indiquez le nom, le courriel et la langue. Le rôle Candidat est pré-rempli avec les infos du candidat ; le rôle Utilisateur avec les vôtres ; les rôles Externe sont à remplir.
Cliquez sur Envoyer et le document part pour signature. Il apparaît aussi comme une ligne dans l’onglet Fichiers, pour que vous puissiez suivre son statut à côté des autres documents du candidat.
Trier la liste de fichiers
Cliquez sur l’icône de tri en haut à droite pour ouvrir un petit menu. Vous pouvez trier par Date de création, en ordre croissant ou décroissant. Par défaut : plus récent en premier — le fichier le plus récemment téléversé est donc toujours en tête.
La liste de fichiers
La colonne de gauche affiche chaque fichier attaché au candidat. Chaque ligne montre :
- Un bouton radio pour sélectionner le fichier (cliquer sur le fichier le sélectionne)
- Le type de fichier (PDF, Word, etc.)
- La date d’ajout
- Le nom du fichier — tronqué à 25 caractères avec ellipse si plus long
Quand l’onglet s’ouvre, le fichier le plus récent est automatiquement sélectionné et affiché dans l’aperçu à droite.
Le panneau d’aperçu
Le fichier sélectionné à gauche s’affiche dans le panneau à droite.
Pour les fichiers réguliers
Vous voyez :
- Le nom du fichier (cliquable pour ouvrir dans un nouvel onglet)
- La date et heure de création
- Le contenu du fichier dans un visualiseur intégré
Les PDF et images s’affichent nativement. Les documents Word et autres formats bureautiques passent par le visualiseur Google.
Pour les documents envoyés en signature
Quand vous prévisualisez un document envoyé pour signature, vous voyez l’interface de signature directement dans la page — y compris le statut courant (envoyé, signé, complété). Vous pouvez aussi télécharger la dernière version du PDF signé quand vous en avez besoin localement.
La barre d’actions
Trois boutons en haut à droite du panneau d’aperçu :
- Ouvrir — ouvre le fichier dans un nouvel onglet
- Télécharger — enregistre le fichier sur votre ordinateur avec son nom d’origine
- Supprimer — ouvre une fenêtre de confirmation rouge. Cliquez sur le bouton rouge Delete pour confirmer ; vous recevez une notification verte indiquant « Candidate file has been deleted ». Si quelque chose a échoué côté serveur, vous voyez « Candidate file can not be deleted please try again later ».
Si le candidat n’a aucun fichier, le panneau d’aperçu indique : « Please select a file to display it content here ».
Quels types de fichiers vous pouvez téléverser
Le panneau Ajouter des fichiers n’accepte que ces quatre formats :
- PDF (.pdf)
- Word (.doc et .docx)
- OpenDocument Text (.odt)
Les autres types — comme PNG, JPG, Excel, CSV — ne peuvent pas être téléversés par ce panneau. Si la fiche du candidat contient déjà des fichiers de ces formats (par exemple parce qu’ils sont arrivés par l’analyseur de CV ou un autre chemin d’import), le panneau d’aperçu les affichera correctement. Vous ne pouvez simplement pas en ajouter de nouveaux ici.
Qui peut faire quoi
| Ce que vous voulez faire | Ce qu’il vous faut |
|---|---|
| Ouvrir l’onglet Fichiers et lire les fichiers | Accès au candidat |
| Ouvrir ou télécharger un fichier | Idem — accès au candidat |
| Téléverser un fichier | Idem — accès au candidat |
| Envoyer un document à signer | Idem — plus la configuration signature électronique de votre organisation doit être en place |
| Supprimer un fichier | Idem — accès au candidat |