Import en lot de contacts
Importez plusieurs contacts d’un coup à partir d’un chiffrier. Un court assistant vous guide en quatre étapes : choisir un fichier, faire correspondre vos colonnes, choisir quelques options, et regarder l’import s’exécuter.
L’import en lot est le moyen le plus rapide d’ajouter une liste de contacts dans Nextal — par exemple une liste RH exportée d’un autre outil, ou une nouvelle liste reçue d’un client. Vous ouvrez l’assistant, glissez un chiffrier, indiquez à Nextal quelle colonne correspond à quoi, et l’assistant crée les contacts un par un.
Vue d’ensemble — les quatre étapes
| Étape | Nom | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| 1 | Téléverser | Glissez un chiffrier — CSV ou Excel, jusqu’à 10 Mo. Besoin d’un point de départ ? Téléchargez le modèle directement à cette étape. |
| 2 | Mapper les colonnes | Indiquez à Nextal quelle colonne de votre fichier correspond à quel champ contact. L’assistant devine pour vous sur les noms communs comme « prénom » ou « courriel » — revérifiez et ajustez. |
| 3 | Configurer | Aperçu de vos données, choix d’ignorer ou non les doublons, ajout d’étiquettes optionnelles, et choix des clients auxquels lier ces contacts. |
| 4 | Importer | Regardez la barre de progression. À la fin, vous êtes redirigé vers la liste des contacts avec vos nouvelles entrées. |
Ouvrir l’assistant
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Allez à votre liste de contacts
Dans le menu du haut, cliquez sur Contacts.
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Cliquez sur Import en lot
Le bouton se trouve dans la barre d’outils de la liste. L’assistant s’ouvre sur sa propre page.
Étape 1 — Téléverser votre chiffrier
Types de fichier acceptés :
- CSV (.csv) — la plus simple, s’ouvre dans n’importe quel tableur
- Excel (.xlsx ou .xls)
Taille limite : 10 Mo. Si votre fichier est plus volumineux, vous verrez « File is too large. Maximum size is 10MB. » Découpez-le en deux imports.
Mauvais type : si vous déposez un PDF ou une image par erreur, vous verrez « Invalid file type. Please upload CSV or Excel files only. »
Besoin d’un modèle ? Cliquez sur Télécharger un modèle d’exemple près de la zone de dépôt. Vous obtenez un CSV dont l’en-tête reprend les 34 colonnes que l’assistant reconnaît — dans l’ordre des listes ci-dessous — avec deux lignes d’exemple. Les colonnes du module CRM y figurent toujours ; sans le module, elles restent simplement sans correspondance à l’étape 2 et sont ignorées.
Étape 2 — Indiquer ce que signifient vos colonnes
Vous verrez une ligne par colonne de votre fichier. Pour chacune, choisissez le champ contact qui doit la recevoir. L’assistant essaie de deviner — si votre colonne s’appelle « First Name » ou « Email », elle est pré-sélectionnée. Revérifiez et ajustez au besoin.
Les trois champs requis
Vous ne pouvez pas continuer tant que ces trois ne sont pas mappés :
- First Name — prénom
- Last Name — nom
- Email — courriel; doit ressembler à une adresse courriel (quelquechose@quelquepart.com)
Tant qu’ils ne sont pas tous mappés, le bouton Suivant reste désactivé.
Ce que vous pouvez importer d’autre
Les noms de champs s’affichent en anglais dans la liste déroulante de l’assistant. Chaque champ ci-dessous est réellement enregistré sur le contact.
Pour toutes les organisations (20 champs + Notes) :
| Catégorie | Champs (tels qu’affichés) |
|---|---|
| Requis | First Name (prénom), Last Name (nom), Email (courriel) |
| Informations principales | Phone (téléphone), Position (poste), Department (département), Role (rôle), Description |
| Préférences | Preferred Language (en, fr, es) (langue préférée), Communication Channel (EMAIL, PHONE_CALL, PHONE_TEXT) (canal préféré) |
| Gestion | Status (ACTIVE, INACTIVE, NO_LONGER_WITH_COMPANY) (statut), Contact Manager ID (identifiant du gestionnaire du contact) |
| Clients | Company (client name) (entreprise), Client IDs (comma-separated) (identifiants clients) |
| Listes | Tags (comma-separated) (étiquettes) |
| Médias sociaux | LinkedIn, Facebook, Twitter, Google, Website (site web) |
| Commentaire | Notes (added as a comment) — voir ci-dessous |
Avec le module CRM (13 champs de plus) — offert avec le module CRM (communiquez avec Nextal pour l’activer) ; sans lui, ces champs n’apparaissent pas dans la liste :
| Catégorie | Champs (tels qu’affichés) |
|---|---|
| Autres coordonnées | Mobile Phone (cellulaire), Fax (télécopieur), Alternate Email (autre courriel) |
| Adresse | Street Address (rue), City (ville), Province/State, Postal Code (code postal), Country (pays), Latitude, Longitude |
| Relation | Priority (LOW, MEDIUM, HIGH) (priorité), Source, Referred By (référé par) |
Ces champs se retrouvent ensuite dans l’en-tête et l’onglet Profil de la fiche contact.
L’assistant présélectionne un champ quand votre colonne porte son nom, et reconnaît aussi quelques synonymes courants : Title ou Job title → Position, Work phone → Phone, Mobile ou Cell → Mobile Phone, Client → Company, Zip ou Code postal → Postal Code, Province → Province/State.
Les colonnes qui ne correspondent à rien peuvent être laissées sur « Ne pas mapper » — Nextal les ignorera.
La colonne Company rattache le contact à un client
Company prend le nom exact de l’un de vos clients (majuscules, accents et espaces en trop ne comptent pas). Le contact est rattaché à ce client. Un nom qui ne correspond à aucun client est ignoré : le contact est créé sans ce lien. Pour rattacher des clients par leur identifiant, utilisez plutôt Client IDs.
La colonne Notes devient un commentaire
Notes n’est pas un champ de la fiche : son contenu est ajouté comme commentaire (une note) sur le contact, juste après sa création, et apparaît dans l’onglet Commentaires. Chaque ligne de la cellule devient un paragraphe. Vous en êtes l’auteur.
Petits nettoyages que Nextal fait pour vous
Avant la création de chaque contact, l’assistant nettoie les données :
- Les courriels sont mis en minuscules et trimés — « Marie.Tremblay@Acme.COM » devient « marie.tremblay@acme.com ». Un autre courriel identique au courriel principal est retiré.
- Les numéros de téléphone, de cellulaire et de télécopieur ne conservent que les chiffres, le signe plus, les tirets, les parenthèses et les espaces — les caractères de formatage aléatoires sont retirés.
- Status — Actif, Inactif ou Ne fait plus partie de l’entreprise, en français, en anglais ou en espagnol (Active, No longer with the company…), ou les codes ACTIVE, INACTIVE, NO_LONGER_WITH_COMPANY. Une valeur vide ou non reconnue est importée comme Actif.
- Preferred Language — en, fr, es ou le nom de la langue (français, French…). Communication Channel — EMAIL, PHONE_CALL, PHONE_TEXT ou les mots usuels (courriel, téléphone, SMS…).
- Liens sociaux — un simple nom d’utilisateur LinkedIn, Facebook ou Twitter devient l’URL complète du profil (https://linkedin.com/in/…). Si vous oubliez https:// pour le site web, Nextal l’ajoute.
- Tags — séparées par des virgules, trimées, sans doublons.
- Les Client IDs du chiffrier sont fusionnés avec la colonne Company et avec les clients choisis à l’étape suivante (sans doublons).
- Priority (module CRM) — LOW, MEDIUM ou HIGH ; faible, moyenne, élevée ainsi que Hot, Medium et Cold fonctionnent aussi. Toute autre valeur est ignorée — le contact est créé sans priorité.
- Latitude et Longitude (module CRM) — conservées seulement si les deux sont fournies.
Étape 3 — Configurer votre import
Aperçu de vos données
Les dix premières lignes de votre fichier s’affichent avec toutes vos règles de mappage appliquées. C’est la dernière chance de repérer un mauvais mappage avant de valider. Si une colonne semble bizarre, cliquez sur Retour et ajustez l’étape 2.
Case Ignorer les doublons
Deux contacts dans Nextal ne peuvent pas partager la même adresse courriel. La case indique à l’assistant quoi faire quand il trouve un contact dont le courriel existe déjà :
- Activée (par défaut) — les doublons sont ignorés silencieusement et comptés comme succès. C’est ce que vous voulez quand vous relancez un import après un échec : les contacts déjà créés sont simplement passés.
- Désactivée — les doublons sont rapportés comme erreurs. Utilisez-la quand vous voulez un rapport de réconciliation précis indiquant exactement quels contacts étaient déjà dans Nextal.
Conseils pour l’importation de contacts
Une boîte bleue résume les règles à connaître :
- Statut : Actif, Inactif ou Ne fait plus partie de l’entreprise (les codes ACTIVE, INACTIVE et NO_LONGER_WITH_COMPANY fonctionnent aussi) ; une valeur vide ou non reconnue est importée comme Actif
- La colonne Company associe le contact au client portant exactement ce nom ; un nom qui ne correspond à aucun client est ignoré
- La colonne Notes est ajoutée comme commentaire sur le contact créé
- Avec le module CRM seulement : La priorité est LOW, MEDIUM ou HIGH (faible, moyenne, élevée ainsi que Hot, Medium et Cold fonctionnent aussi) ; les autres valeurs sont ignorées. La latitude et la longitude ne sont conservées que si les deux sont fournies
Ajouter des étiquettes à chaque contact importé
Choisissez ou tapez des étiquettes dans le multi-sélecteur. Chaque contact de cet import reçoit ces étiquettes, en plus de tout ce qui vient de la colonne Tags de votre chiffrier. Utile pour étiqueter tout un lot avec quelque chose comme « import-2026-02 » pour les retrouver plus tard.
Attacher le lot à un ou plusieurs clients
Choisissez les clients pour qui ces contacts travaillent. Chaque contact de l’import sera lié à ces clients, en plus de tout ID client venant du chiffrier. Parfait quand vous importez 200 contacts RH issus d’une seule exportation client — fixez le client une fois ici plutôt que de répéter son ID dans 200 lignes.
Étape 4 — Lancer l’import
Cliquez sur Démarrer l’import et regardez la barre. Pour chaque ligne :
- Nextal applique le mappage de colonnes
- Exécute les petits nettoyages ci-dessus
- Valide les champs requis, le format du courriel, celui de l’autre courriel et l’adresse du site web
- Crée le contact, rattaché à ses clients — vous en êtes le gestionnaire, sauf si la colonne Contact Manager ID de la ligne désigne quelqu’un d’autre
- Enregistre les étiquettes — les vôtres (étape 3) et celles de la ligne
- Ajoute la colonne Notes comme commentaire
- Marque une brève pause, puis passe à la ligne suivante
Vous verrez trois compteurs se mettre à jour en temps réel : Traité, Réussi, Échec. Les erreurs sont listées sous la barre avec le numéro de ligne et une courte explication (typiquement un champ requis manquant ou un mauvais format de courriel).
Quand l’import se termine avec succès
Vous recevez une infobulle en haut à droite (« Successfully imported N contacts »), et après quelques secondes vous êtes redirigé vers la liste des contacts — vos nouvelles entrées vous y attendent.
Si toutes les lignes ont échoué
Pas d’infobulle, pas de redirection. Vous restez sur l’étape Importer avec la liste d’erreurs visible. Lisez les erreurs, corrigez votre fichier, et recommencez depuis l’étape 1.
Comparaison avec l’import de candidats
Si vous avez déjà utilisé l’import en lot de candidats, voici ce qui change :
| Aspect | Import Candidat | Import Contact |
|---|---|---|
| Chemins | Deux : chiffrier ou un dossier de CV | Un : chiffrier seulement |
| Champs importables | 21 | 21 (34 avec le module CRM) |
| Champs requis | Prénom, nom, courriel | Idem |
| Vérification doublons | Par courriel | Idem |
| Option d’étape supplémentaire | Affecter à un poste | Attacher à des clients |
| Après succès | Reste sur la page avec options de relance | Vous renvoie à la liste des contacts |
Astuces
- Testez d’abord avec trois ou quatre lignes. Réduisez votre fichier, lancez l’assistant de bout en bout, vérifiez les contacts dans la liste. Si le mappage était mauvais, corriger quatre contacts est rapide.
- Utilisez Attacher à des clients pour les listes client. Si un client vous envoie ses contacts RH, fixez son client une fois à l’étape 3 plutôt que de saisir son ID dans chaque ligne.
- Gardez Ignorer les doublons activé pour les relances. Si un import échoue à mi-parcours, corrigez votre fichier et relancez — les contacts déjà créés seront silencieusement ignorés.
- Importez le statut. Une colonne avec Ne fait plus partie de l’entreprise signale les départs dès le premier jour, et votre équipe est avertie avant d’écrire à ces contacts.
- Une colonne Notes pour l’historique. Le contexte que votre ancien outil gardait en texte libre arrive dans l’onglet Commentaires plutôt que de se perdre.
- Attention aux collisions de courriel. Deux contacts ne peuvent pas partager un courriel. Si quelqu’un a deux adresses pro, choisissez-en une avant d’importer.