Configuration courriel et signature
Définissez la signature ajoutée à chaque courriel envoyé via Nextal, choisissez où les réponses doivent arriver, et indiquez à Nextal quels dossiers de votre fournisseur courriel il peut lire.
Nextal peut envoyer des courriels en votre nom (aux candidats, clients, contacts) et peut aussi lire les courriels de votre boîte pour synchroniser les fils avec chaque candidat ou client. L’onglet Configuration de la messagerie sert à régler trois choses indépendantes : votre signature, votre adresse de réponse, et les dossiers que Nextal est autorisé à lire.
Signature courriel
De quoi il s’agit. Un court bloc de texte — habituellement votre nom, votre titre, votre numéro de téléphone et vos liens — ajouté automatiquement au bas de chaque courriel envoyé depuis Nextal.
À quoi ça sert. Vous évite de taper votre signature à chaque message et garantit qu’elle reste cohérente. Quand vous transférez un candidat à un client ou que vous répondez à un candidat depuis la candidature, votre signature est ajoutée sans que vous ayez à y penser.
Comment définir ou modifier votre signature
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Ouvrir la carte Signature
C’est la première carte de l’onglet, intitulée Signature avec le sous-titre Définissez le pied de page à ajouter à tous les courriels envoyés via la plateforme.
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Cliquer dans la zone de signature
Le champ est un éditeur de texte enrichi. Cliquez n’importe où pour commencer à éditer.
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Taper ou coller votre signature
Le texte brut fonctionne, mais vous pouvez aussi mettre en gras, en italique, ajouter des liens et des listes avec la barre d’outils qui apparaît. Vous pouvez aussi coller une signature déjà existante depuis Outlook ou Gmail — la plupart de la mise en forme survit au collage.
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Enregistrer
Le bouton d’enregistrement en bas de l’éditeur applique la signature. Elle apparaît désormais au bas de chaque courriel envoyé depuis une fiche candidat, le Kanban ou toute fenêtre de rédaction dans Nextal.
Adresse de réponse
De quoi il s’agit. L’adresse où les réponses doivent arriver quand un destinataire clique sur « Répondre » à un courriel envoyé depuis Nextal. Par défaut, c’est votre adresse courriel habituelle. Vous pouvez la remplacer.
À quoi ça sert. Deux cas courants :
- Boîte partagée. Vous voulez qu’un coéquipier ou toute l’équipe d’embauche voie les réponses — définissez l’adresse de réponse sur une adresse partagée comme
embauche@votreorganisation.com. - Confidentialité. Vous voulez que les candidats répondent à une adresse générique transférable si vous quittez l’entreprise, plutôt qu’à votre adresse personnelle.
Comment définir votre adresse de réponse
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Ouvrir la carte Réponse
Juste sous la signature, titrée Réponse courriel.
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Cliquer sur le champ Adresse de réponse
Le champ utilise une édition sur place — cliquez sur la valeur (ou la zone vide si elle n’est pas définie) pour la transformer en champ de saisie.
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Saisir une adresse valide
Le formulaire valide le format. Si vous tapez quelque chose qui n’est pas un courriel, une erreur apparaît et l’enregistrement est bloqué.
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Confirmer
Appuyez sur Entrée ou cliquez en dehors du champ. La nouvelle adresse de réponse est enregistrée. Désormais, les réponses aux courriels envoyés depuis Nextal arriveront là.
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Pour revenir à votre adresse habituelle
Cliquez sur le champ et videz-le. Sans adresse de réponse définie, les réponses retombent sur l’adresse courriel de votre compte.
Configuration de la synchronisation courriel
De quoi il s’agit. Connecte Nextal à votre boîte courriel réelle (actuellement Microsoft 365 — Google Workspace arrive bientôt) afin que les courriels que vous recevez apparaissent automatiquement sur la bonne fiche candidat ou client. Sans cette connexion, Nextal ne connaît que les courriels que vous envoyez depuis Nextal — les réponses à ces courriels ne reviennent jamais dans le fil du candidat à moins de copier-coller.
À quoi ça sert. Imaginez : vous envoyez un courriel à un candidat depuis Nextal. Il répond depuis son téléphone. Sans synchronisation, cette réponse n’existe que dans votre boîte de réception ; personne dans votre équipe ne la voit sur la fiche du candidat. Avec la synchronisation, Nextal récupère la réponse depuis le dossier que vous avez autorisé et l’ajoute à l’onglet Courriels du candidat automatiquement.
Avant de pouvoir l’activer
Un administrateur doit d’abord connecter le fournisseur d’authentification de votre organisation (Microsoft 365 ou Google Workspace) dans la section Admin. Si cela n’a pas été fait, vous verrez un avertissement orange :
Synchronisation courriel non disponible. Pour activer la synchronisation, un administrateur doit d’abord configurer votre fournisseur d’authentification (Microsoft 365 ou Google Workspace) dans la section Admin.
Si vous voyez cet avertissement, contactez votre administrateur TI ou de l’espace de travail. Il doit activer le fournisseur pour votre organisation (et, dans certaines configurations, vous ajouter explicitement à la liste des utilisateurs autorisés). Une fois fait, l’avertissement disparaît et l’interrupteur devient disponible.
Comment activer la synchronisation
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Basculer l’interrupteur principal
La carte Configuration de la synchronisation courriel comporte un interrupteur unique en haut. Quand vous l’activez, Nextal contacte votre fournisseur courriel en votre nom.
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Attendre le chargement des dossiers
Sous l’interrupteur, une liste des dossiers de votre compte apparaît — Boîte de réception, Envoyés, Archive, dossiers personnalisés, etc. C’est la liste de tous les dossiers que Nextal pourrait surveiller.
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Choisir les dossiers que Nextal peut lire
Chaque dossier a son propre interrupteur. Activez ceux que vous voulez surveiller — typiquement Boîte de réception et Envoyés. Laissez les dossiers personnels (ex. Banque, Famille) désactivés. Nextal ne lit que les courriels impliquant un candidat, un client ou un contact déjà connu de l’application — vos reçus d’achats restent privés.
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Actualiser si vous ajoutez un dossier plus tard
Si vous créez un nouveau dossier dans Outlook plus tard, cliquez sur l’icône d’actualisation en haut de la carte () pour relancer la récupération de la liste. Le dossier apparaît et vous pouvez choisir de le surveiller ou non.
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Pour désactiver complètement la synchronisation
Désactivez l’interrupteur principal. Nextal cesse de consulter votre boîte. Les courriels déjà importés restent sur les fiches des candidats.