Configuration du calendrier et prise de rendez-vous
Connectez votre calendrier pour que les candidats puissent réserver directement une entrevue avec vous. Définissez vos disponibilités, les durées de rencontre, le délai minimum et les informations demandées.
Cette page se divise en deux. D’abord, Synchronisation du calendrier permet à Nextal de lire votre vrai calendrier (Microsoft 365 aujourd’hui, Google Workspace bientôt) pour qu’il sache quand vous êtes occupé. Ensuite, Calendrier partagé (prise de rendez-vous) active un lien public à envoyer aux candidats : ils choisissent un créneau libre dans votre vraie disponibilité — sans aller-retour par courriel.
Synchronisation du calendrier
De quoi il s’agit. Une connexion entre Nextal et votre calendrier professionnel. Une fois activée, Nextal voit les créneaux déjà occupés (réunions, blocs de concentration, événements de la journée) et évite de les proposer aux candidats.
À quoi ça sert. Imaginez activer la prise de rendez-vous sans synchronisation : un candidat pourrait choisir mardi 14 h, alors que vous avez un rendez-vous chez le dentiste dans votre vrai calendrier depuis la semaine dernière. La synchronisation empêche cela. Elle inscrit aussi les entrevues planifiées depuis Nextal dans votre vrai calendrier — pas besoin d’ouvrir deux applications.
Comment activer la synchronisation
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Repérer l’interrupteur principal
En haut de la page, juste sous le titre, il y a un seul interrupteur pour la synchronisation du calendrier.
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L’activer
Nextal se connecte à votre fournisseur de calendrier. Vous pourriez voir un avertissement si un administrateur doit d’abord activer le fournisseur — même situation que pour la synchronisation courriel.
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Vérifier
Une fois activée, lorsque vous planifiez une entrevue dans Nextal elle doit apparaître dans votre vrai calendrier en moins d’une minute, et les conflits dans votre vrai calendrier doivent désormais masquer ces heures dans les offres de prise de rendez-vous.
Calendrier partagé (lien de prise de rendez-vous)
De quoi il s’agit. Une URL unique à envoyer aux candidats : elle ouvre une page publique montrant vos disponibilités. Le candidat choisit un créneau, remplit ses infos, et l’entrevue atterrit automatiquement dans votre calendrier (et sur la fiche du candidat).
À quoi ça sert. Vous évite le « êtes-vous libre mardi ? Non, mercredi matin ? Non, alors… ». Le candidat voit les vraies disponibilités ; vous obtenez une réservation confirmée en un clic de son côté.
Comment activer la prise de rendez-vous
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La synchronisation doit être active
La prise de rendez-vous dépend de la synchronisation pour savoir quand vous êtes occupé. Activez d’abord la synchronisation (voir ci-dessus).
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Activer l’interrupteur Calendrier partagé
Cela rend la page publique de réservation disponible à votre URL unique.
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Copier votre lien public
L’URL a le format
https://{tenant}.nextal.co/{langue}/user/{votre-identifiant}/meeting. Copiez-la depuis le champ affiché. Vous pouvez la mettre dans un courriel ou la coller dans un modèle pour candidats.
Disponibilités hebdomadaires
De quoi il s’agit. Les heures de chaque jour de la semaine considérées comme « ouvertes aux entrevues ». Même si votre calendrier est vide, Nextal ne propose pas de créneaux en dehors de ces plages.
À quoi ça sert. Maintient les entrevues à l’intérieur de vos heures de travail et de votre fuseau horaire — aucun candidat ne vous réservera par erreur à 7 h le dimanche matin.
Comment régler vos disponibilités
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Trouver les lignes par jour
Sous les interrupteurs, vous voyez sept lignes — une par jour de la semaine (lundi au dimanche).
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Activer chaque jour ouvré
Chaque ligne a son propre interrupteur. Activer un jour applique une plage par défaut de 9 h à 17 h. Désactiver bloque tous les créneaux de ce jour.
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Ajuster l’heure de début et de fin
Pour les jours activés, deux sélecteurs d’heure apparaissent : une heure de début et une de fin. Choisissez n’importe quel pas de 15 minutes entre 0 h 00 et 23 h 45. Les créneaux proposés commencent à l’heure de début et se terminent avant l’heure de fin.
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Heures différentes selon le jour
Chaque jour est indépendant — vous pouvez travailler 8 h à midi le vendredi et 9 h à 17 h le reste de la semaine. Réglez chaque jour séparément.
Durées de rencontre
De quoi il s’agit. Les durées parmi lesquelles un candidat peut choisir lors de la réservation. Quatre options : 15 minutes, 30 minutes, 45 minutes, 60 minutes. Vous pouvez offrir n’importe quelle combinaison.
À quoi ça sert. Une présélection téléphonique rapide peut durer 15 minutes ; une entrevue structurée peut durer 60. En n’offrant que les durées adaptées à votre étape d’embauche, vous évitez qu’un candidat réserve le mauvais type de rencontre.
Comment choisir les durées
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Trouver le sélecteur multiple
Une liste déroulante affichant les durées activées. Vide par défaut.
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Choisir une ou plusieurs durées
Cliquez sur n’importe quelle combinaison de 15, 30, 45, 60. Chaque clic ajoute une étiquette. Cliquez sur le × pour la retirer.
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Ce que voit le candidat
Si vous choisissez 30 et 60, la page de réservation du candidat affiche un sélecteur « Choisir la durée » avec ces deux valeurs. Il choisit l’une, puis voit les créneaux disponibles de cette durée.
Délai minimum avant entrevue
De quoi il s’agit. L’écart minimum entre « maintenant » et le créneau le plus tôt qu’un candidat peut réserver. Choix : 15 min, 30 min, 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 6 h, 24 h, 46 h.
À quoi ça sert. Empêche les surprises de dernière minute. Si votre délai est de 24 heures, aucun candidat ne peut réserver un créneau à moins d’une journée — vous laissant le temps de vous préparer et de lire son dossier.
Comment régler le délai
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Trouver la liste déroulante
Sélection unique. Par défaut : 15 minutes.
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Choisir une valeur
Pour les présélections téléphoniques, 1 à 3 heures est courant. Pour les premières entrevues, 24 heures est courant. Pour les panels, 46 heures.
Fenêtre maximale de réservation
De quoi il s’agit. Jusqu’à combien de temps dans le futur un candidat peut réserver. Choix : 1, 2, 3 ou 4 semaines à l’avance.
À quoi ça sert. Limite l’exposition de votre calendrier. Sans limite, un candidat trop empressé pourrait prendre un créneau dans deux mois et bloquer votre disponibilité. Une limite de 2 semaines garde le rythme serré.
Comment régler la fenêtre
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Trouver la liste déroulante des semaines
Par défaut : 1 semaine.
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Choisir une valeur
1 à 4 semaines selon l’agressivité de votre rythme d’embauche.
Champs supplémentaires (Entreprise, Motif)
De quoi il s’agit. Deux questions optionnelles affichées sur la page de réservation du candidat : son Entreprise actuelle et le Motif de la rencontre. Chacun a son propre interrupteur activer/obligatoire.
À quoi ça sert.
- Entreprise — pratique quand vous diffusez largement le lien (publication LinkedIn, page carrière) et que vous voulez savoir qui est en face avant l’appel.
- Motif — quand le lien est générique (« réservez un appel avec moi »), demander le motif filtre les candidats sérieux des personnes qui veulent discuter d’autre chose.
Comment activer les champs supplémentaires
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Trouver les cartes ou lignes Entreprise / Motif
Chacune affiche deux interrupteurs : Activé et Obligatoire.
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Activer Activé
Le champ apparaît sur le formulaire de réservation du candidat.
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Activer Obligatoire au besoin
Si obligatoire, le candidat ne peut pas soumettre la réservation tant qu’il ne l’a pas rempli. Si seulement activé, c’est une suggestion souple.