Notes et modèles de documents
Centre documentaire organisé par dossiers pour téléverser des documents utiles et gérer des modèles réutilisables.
À quoi ça sert
Le Centre documentaire est la bibliothèque de votre organisation : des documents réutilisables (contrats, politiques, guides…) et des modèles de signature électronique, classés par dossiers. Vous le gérez ici, dans l’application d’administration ; les recruteurs s’en servent ensuite dans l’ATS.
En haut de la page, quatre compteurs indiquent le nombre d’éléments : Total, 365 derniers jours, 30 derniers jours et 7 derniers jours. La liste montre, pour chaque élément, son nom et sa date de mise à jour, son statut (Brouillon ou Publié), son propriétaire et son partage (Publique, ou Privé — survolez la pastille pour voir les groupes). Vous y voyez les éléments publics, ceux partagés avec votre groupe de sécurité et ceux que vous avez créés.
Comment l’utiliser
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Ouvrir le Centre documentaire
Dans l’application d’administration, cliquez sur Centre documentaire dans la section Configuration du menu de gauche, juste après Modèles.
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Parcourir les dossiers
Les documents sont organisés par dossier. Le panneau de gauche affiche Accueil puis vos dossiers : cliquez sur un dossier pour afficher son contenu. L’icône de maison du fil d’Ariane ramène à l’Accueil. Un cadenas signale un dossier réservé à certains groupes ; survolez-le pour voir lesquels.
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Créer ou modifier un dossier
Cliquez sur Ajouter un dossier, donnez-lui un nom (un par langue si votre organisation en utilise plusieurs), puis choisissez son partage : Publique, ou un ou plusieurs groupes de partage. Le menu ⋮ d’un dossier propose Modifier et Supprimer ; un dossier qui contient encore des éléments ne peut pas être supprimé.
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Ajouter un document ou un modèle
Ouvrez le dossier voulu, cliquez sur Ajouter nouveau, puis Document pour téléverser un fichier existant ou Modèle pour créer un modèle réutilisable (signature électronique, voir Signature électronique (BoldSign)). Pour un document, déposez un seul fichier (PDF, Word, OpenDocument, Excel, CSV, RTF, texte, JPEG ou PNG) ; il prend le nom du fichier. Choisissez son statut et son partage, puis cliquez sur Enregistrer. Dans un dossier réservé à certains groupes, un nouvel élément reprend ces groupes et ne peut pas être rendu public.
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Gérer les éléments
Le menu Action (⋮) de chaque ligne propose Modifier et Supprimer. Pour un document, Modifier permet de changer son statut et son partage, et de télécharger le fichier ; le nom ne se modifie pas. Pour un modèle, Modifier rouvre l’éditeur BoldSign.
Ce que l’ATS propose
Dans l’ATS, les recruteurs ne gèrent pas la bibliothèque : ils y choisissent des éléments. Seuls les éléments publiés leur sont proposés, s’ils sont publics, partagés avec leur groupe de sécurité ou créés par eux :
- les documents, avec le bouton du Centre documentaire placé à côté du trombone dans les fenêtres d’envoi de courriel ;
- les modèles, avec Envoyer un document dans l’onglet Fichiers d’un candidat.
Un élément laissé en Brouillon n’apparaît donc pas dans l’ATS.