Signature électronique (BoldSign)

Configuré dans

• boldsign

Créer un modèle de signature, le préparer dans l’éditeur BoldSign et l’envoyer en signature depuis la fiche d’un candidat.

Où le trouver

Configuration → Centre documentaire

Qui peut l’utiliser

NOTE_LIST

URL directe

https://admin.nextal.com/conf/admin/documentCenter

🔒Permission requise:Créer un document

À quoi ça sert

Un modèle de signature est un document (lettre d’offre, entente de confidentialité…) sur lequel vous avez placé, une fois pour toutes, les champs à remplir par chaque rôle signataire. Vous le créez dans le Centre documentaire de l’application d’administration ; les recruteurs l’envoient ensuite en signature depuis l’onglet Fichiers d’un candidat, dans l’ATS.

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Signature électronique (BoldSign)

Note

Intégration requise pour l’envoi. L’envoi en signature passe par l’intégration BoldSign de votre organisation (Administration → Intégrations → BoldSign) : configurez-la avant d’envoyer un premier document.

Seuls les modèles publiés s’envoient. Un modèle reste en Brouillon tant que sa création n’est pas terminée dans l’éditeur BoldSign ; il passe alors automatiquement à Publié. Un modèle en brouillon n’est pas proposé dans l’ATS.

Comment l’utiliser

1. Créer le modèle

   Dans le Centre documentaire, ouvrez le dossier voulu, cliquez sur Ajouter nouveau, puis Modèle. Choisissez le partage, la langue du document (si votre organisation utilise plusieurs langues) et déposez le fichier du document ; le modèle prend le nom du fichier.

2. Définir les rôles

   Sous Rôle(s), chaque rôle a un nom (« HR » par défaut), un rôle (Utilisateur, Candidat, Contact ou Externe) et un type (Signataire ou Réviseur). Cliquez sur Ajouter un rôle pour en ajouter d’autres, puis sur Enregistrer.

3. Placer les champs dans BoldSign

   L’éditeur BoldSign s’ouvre dans la page. Placez les champs de signature, de date ou d’initiales de chaque rôle sur le document, puis terminez la création du modèle. Le modèle passe à Publié et la liste du Centre documentaire revient. Pour le retoucher plus tard, choisissez Modifier dans son menu Action : l’éditeur BoldSign se rouvre.

4. Envoyer en signature (dans l’ATS)

   Depuis l’onglet Fichiers d’un candidat, cliquez sur Envoyer un document, choisissez le modèle, remplissez les signataires de chaque rôle et envoyez. Le document apparaît dans l’onglet Fichiers, où vous suivez sa signature.