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Nextal Help

Demandes de référence

Envoyez par courriel des demandes de référence à des contacts, suivez qui a répondu, relancez ceux qui tardent et lisez leurs réponses dans la fiche du candidat.

Où le trouver
Fiche candidat → onglet Références
Qui peut l’utiliser
Toute personne ayant accès aux candidats. Envoyer un rappel exige un droit de modification.
URL directe
https://app.nextal.com/candidates/<ID>?tab=references

À quoi ça sert

Envoie un courriel avec un lien sécurisé à un ancien gestionnaire ou collègue du candidat. Le contact remplit le questionnaire de référence de votre organisation ; ses réponses reviennent dans cet onglet. L’onglet est une liste des demandes à gauche et la demande sélectionnée lue en entier à droite.

L’onglet Références : le bouton Envoyer une demande de référence et le résumé « 1 répondue · 2 en attente » en haut ; à gauche la liste des demandes avec les puces Toutes / Répondues / En attente et un statut par ligne (Commencée, Envoyée · rappel ×1, Répondue) ; à droite la demande de Sarah Nguyen — Référence pour, Contact, Envoyé, Commencé — les boutons Envoyer un rappel et Écrire à Sarah, et ses premières réponses.
L’onglet Références. La demande la plus récente est sélectionnée à l’ouverture.

La liste

Une ligne par demande : le nom du contact, le questionnaire utilisé et l’adresse courriel, la date d’envoi, et le statut :

StatutCe que ça veut dire
EnvoyéeLe contact n’a pas encore ouvert le questionnaire. S’il a été relancé, la pastille indique rappel ×n.
CommencéeLe contact a commencé à répondre ; les réponses reçues jusqu’ici sont visibles.
RépondueLe questionnaire est complet.

Au-dessus : une recherche par nom ou adresse, les puces Toutes · Répondues · En attente avec leur compte, et le tri Plus récents d’abord / Plus anciens d’abord. Le résumé en haut à droite compte les demandes répondues et en attente.

Envoyer une demande de référence

Le panneau latéral Envoyer une demande de référence : Nom du contact, Courriel du contact, le sélecteur de questionnaire, l’objet et le contenu du courriel, puis les boutons Annuler et Envoyer.
Le panneau d’envoi. Le candidat vous donne le contact ; le questionnaire vient de vos modèles de sondage.

Cliquez sur Envoyer une demande de référence. Le panneau demande :

  • Nom du contact et Courriel du contact — la personne qui répondra.
  • Questionnaire — un questionnaire de type référence. L’administrateur les configure dans Configuration → Modèles → Questionnaires.
  • Objet et Contenu du courriel — pré-remplis, modifiables.

Le courriel part immédiatement avec un lien vers un formulaire privé ; aucune connexion n’est requise du contact. La demande apparaît en tête de la liste, Envoyée.

Lire une demande

Une demande répondue : Julie Fortin avec la pastille Répondue, Référence pour Sophie Gagnon, le courriel du contact, Envoyé le 12 sept. par Marie Dubois, Répondu hier à 15 h 12 (2 jours), puis Ses réponses — Oui à « would you rehire », des rangées de points 4/5, 5/5 et les réponses écrites.
Une référence complète. Les notes s’affichent en points, les oui/non en pastilles, le reste en texte.

Cliquez sur une demande. À droite :

  • le contact et son statut, Référence pour le candidat, le Contact (cliquer sur l’adresse ouvre votre logiciel de courriel) ;
  • Envoyé — la date et qui a envoyé ; Commencé ou Répondu — la date, l’heure et, une fois répondu, le délai en jours ; Rappels — combien et le dernier ;
  • les actions : Envoyer un rappel (tant que la demande est en attente), Écrire à <prénom> (ouvre votre logiciel de courriel) et, sur une demande répondue, Exporter en PDF (ou Télécharger le PDF s’il existe déjà) ;
  • Ses réponses — les questions du questionnaire dans l’ordre : les notes en points (4/5), les oui/non en pastilles, les réponses écrites en texte, et Sans réponse pour ce qui n’a pas encore été rempli. Sur une demande Envoyée, une ligne de statut indique que le contact n’a pas encore répondu et combien de questions l’attendent.

Exporter une référence en PDF

Sur une demande Répondue, Exporter en PDF crée un document PDF de la référence et l’ajoute à l’onglet Fichiers du candidat.

  1. Ouvrez la demande répondue et cliquez sur Exporter en PDF.
  2. Si votre organisation utilise plusieurs langues, le choix Langues du PDF s’ouvre. Votre langue est déjà cochée ; cochez-en une ou plusieurs autres au besoin, puis cliquez sur Exporter. Avec plusieurs langues, vous obtenez un seul PDF qui contient chaque langue choisie. Avec une seule langue, l’exportation part tout de suite.
  3. Le PDF indique le candidat, qui a rempli la référence, la date et l’heure, puis les questions et les réponses.

Une fois le PDF créé, le bouton devient Télécharger le PDF : il ouvre le document existant, sans en créer un nouveau. Si vous supprimez le PDF de l’onglet Fichiers, Exporter en PDF revient.

Envoyer un rappel

Sur une demande Envoyée ou Commencée, Envoyer un rappel renvoie au contact un courriel de relance qui pointe vers le même questionnaire. Le compteur de rappels et la date du dernier se mettent à jour. Si un rappel est déjà parti le jour même, l’application vous demande de confirmer avant d’en envoyer un second. Le bouton n’apparaît pas sur une demande Répondue et exige un droit de modification sur les candidats.

Astuces

  • Faites présenter par le candidat. Demandez au candidat de prévenir sa référence (« attendez-vous à un court questionnaire de Nextal »). Le taux de réponse grimpe nettement.
  • Standardisez vos questions. Un questionnaire par famille de rôles (ingénierie / vente / horaire). Comparaison plus facile d’une référence à l’autre.
  • Restez bref. 5 à 8 questions, langage clair. Les références remplissent les questionnaires courts ; elles abandonnent les longs.